MERSİN TİCARET VE SANAYİ ODASI
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE GİZLİLİK POLİTİKASI
1. GİRİŞ
Bu Politika ile Mersin Ticaret ve Sanayi Odası’nın ( MTSO ) Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kişisel verilerin işlenmesi, korunması, gizliliği ve uygulama noktasında dikkate alınacak ilkeleri ortaya konulmaktadır. MTSO tarafından yerine getirilecek hususlar, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“KVKK”) öngörülen düzenlemelere nasıl uyacağına ilişkin temel ilkeler belirlenmektedir.
2. AMAÇ
Bu politika MTSO’ da kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda KVKK’ ya uyum sağlamak amacıyla gerçekleştirilecek uyum faaliyetlerinin en üst düzeyde yönetilmesinin sağlanmasını temin etmek amacıyla hazırlanmıştır. MTSO belirlenen ilkeler doğrultusunda iç işleyiş için gerekli düzenlemeleri yaparak çalışanlarının ve üyelerinin farkındalığının oluşması için gerekli sistemi oluşturacaktır.
KVKK işleyişi kapsamında tanımlamalar:
|
Açık Rıza |
Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza, |
|
Anonim Hale Getirme |
Kişisel verinin, kişisel veri niteliğini kaybedecek ve bu durumun geri alınamayacağı şekilde değiştirilmesidir.Ör: Maskeleme, toplulaştırma, veri bozma vb. tekniklerle kişisel verinin bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. |
|
Kişisel Veri Sahibi |
Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; üyeler ve çalışanlar. |
|
Kişisel Veri |
Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. Dolayısıyla tüzel kişilere ilişkin bilgilerin işlenmesi Kanun kapsamında değildir. Örneğin; ad-soyadı, TCKN, e-posta, adres, doğum tarihi, kredi kartı numarası vb. |
|
Özel Nitelikli Kişisel Veri |
Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli verilerdir. |
|
Kişisel Verilerin İşlenmesi |
Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza |
|
Veri İşleyen |
Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek veya tüzel kişidir. Örneğin, bir şirketin müşteri verilerini saklayan bilişim firması. |
|
Veri Sorumlusu |
Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi veri sorumlusudur. |
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE UYGULANACAK İLKELER
Bu Politika, MTSO’da KVKK ve ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kuralları somut olarak nasıl uygulanacağına ilişkin yol gösterici bir nitelik taşımaktadır.
MTSO bu politikayı rehber edinerek kendi bünyesinde gerçekleştirdiği Kişisel Veri İşleme faaliyetlerini analiz edecek, uyum için gerekli aksiyonları belirleyecek ve her türlü teknik ve idari önlemi alacaktır. Belirlenen aksiyonlar hayata geçirildikten sonra iç denetim mekanizmaları işletilerek Politikaya uygunluğunun devamlılığı sağlanacaktır.
MTSO bünyesinde bu politikaya uyumluluğun sağlanması amacıyla çalışanların farkındalığını arttıracak çalışmalar yapılacak, yeni başlayan çalışanlar için gerekli uyum süreçleri işletilecek ve MTSO, üye ile ilişkilerinde gerekli düzenlemeler yapılacaktır.
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uyum sağlanması için MTSO tarafından kişisel veriler mevzuatında öngörülen genel ilke ve hükümlere uygun olarak işleme yapılacak, bu kapsamda tüm kişisel veri işleme faaliyetlerinde dikkate alınması gereken ilke ve şartlar bu bölümde ele alınacaktır.
Kişisel verilerin işlenmesi sırasında dikkate alınacak ilkeler aşağıda başlıklar halinde incelenmektedir.
3.1 Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun Kişisel Veri İşleme Faaliyetlerinde Bulunma
Verileri İşleyen, kişisel verilerin işlenmesi faaliyetleri kapsamında hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun hareket etmelidir. Bu kapsamda MTSO kişisel verilerin işlenmesinde orantılılık ve gereklilik prensiplerini uygulamaya koyarak sadece gerektiği kadar kişisel veriyi, veri işleme amaçlarına uygun düşecek seviyede işleyecektir.
3.2 Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama
MTSO işlemekte olduğu kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamalı ve bu doğrultuda gerekli tedbirleri almalıdır. Örneğin, MTSO kişisel veri sahiplerinin kişisel verilerini düzeltmelerine ve güncelleştirmelerine imkân verecek sistemleri geliştirmelidir.
3.3 Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
MTSO kişisel verileri belirli, açık ve hukuka uygun sebeplerle işlemelidir. Bu kapsamda MTSO kişisel verilerin hangi amaçla işleneceğini belirlemeli ve bu amaçları kişisel verileri işlenmeden önce veri sahiplerinin bilgisine sunmalıdır. Kişisel veriler, belirtilen amaçlar dışında işlenmemelidir. MTSO tarafından belirlenen veri işleme amaçları meşru ve hukuka uygun olmalıdır.
3.4 İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
MTSO kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemeli ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan ya da ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmalıdır. Örneğin, kişisel veriler elde edildikten sonra ortaya çıkan yeni bir amacın gerçekleştirilmesine yönelik kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmemelidir.
3.5 İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
Veri işleyen, kişisel verileri yalnızca kanunlarda öngörülen süreler veya işlendikleri amaç ile sınırlı olarak muhafaza etmelidir. Bu kapsamda, ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmalıdır. Bir süre belirlenmemişse, kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmelidir.
4. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
Kişisel veriler kural olarak, KVKK’nın 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı olarak işlenmelidir. Bu kapsamda MTSO kişisel veri işleme faaliyetlerinin bu şartlardan birinin kapsamına girip girmediğini değerlendirmeli ve bu şartlardan birine dayanmayan kişisel veri işleme faaliyetleri durdurmalıdır.
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda özel nitelikteki kişisel verilerin işlenmesi için özel önlemler getirilebileceği düzenlenmiştir. Bu kapsamda özel nitelikli kişisel veriler işlenirken Kurul tarafından belirlenecek önlemler alınmalıdır.
Kişisel verilerin yurt içinde veya yurt dışında üçüncü kişilere aktarılması konusunda, KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmeye yönelik gerekli organizasyonel sistemler kurgulanmalıdır. Kişisel veriler aktarılırken işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemleri alınmalıdır.
Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesinin önüne geçilmesi adına kurum içerisinde gerekli sistemler kurgulanmalı ve farkındalık oluşturulmalıdır.
5. MERSİN TİCARET VE SANAYİ ODASININ YÜKÜMLÜLÜKLERİ
5.1 Kişisel Veri Sahibini Aydınlatma Yükümlülüğü
MTSO kişisel verilerin elde edilmesi sırasında verileri işlenecek kişileri, verilerinin ne şekilde işleneceği konusunda aydınlatmalıdır. KVKK’ da bilgilendirmede yer alması gereken asgari hususlar sayılmıştır. Bu bilgiler aşağıdaki gibidir:
Veri sorumlusu olarak MTSO temsilcisinin kimliği,
Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebepleri,
Kişisel veri sahibinin sahip olduğu haklar.
Bu kapsamda, MTSO tarafından öncelikle kişisel veri toplama kanalları tespit edilerek, her kanal özelinde aydınlatma noktaları ve metinleri belirlenecektir.
5.2 Kişisel Veri Sahiplerinin Başvurularını Yanıtlandırma Yükümlülüğü
Kişisel veri sahipleri, yazılı olarak veya Kurul’un belirleyeceği diğer yöntemlerle başvuruda bulunarak kendi verilerine ilişkin KVKK’da yer alan haklarını kullanabilirler. Bu kapsamda, MTSO kişisel veri sahiplerinin haklarının yerine getirilmesi için KVKK’nın 13. maddesi kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmek için gereken idari ve teknik önlemleri almalıdır.
KVKK kapsamında kişisel veri sahipleri aşağıdaki haklara sahiptir:
Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Kurul tarafından farklı karar alınmadıkça, Kişisel veri sahiplerinin yalnızca yazılı olarak iletilen talepleri MTSO tarafından işleme alınmalıdır. MTSO talebin niteliğine göre ilgili talebi en kısa sürede veya en geç otuz gün içinde yanıtlamalıdır. Değerlendirme sonucunda MTSO başvuruları kabul ederek gereken aksiyonları alabileceği gibi başvuruları gerekçeli olarak reddedebilir.
Önemle belirtmek gerekir ki kişisel veri sahibi, başvurusunun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hallerinde 30 gün içerisinde Kurul’a şikâyette bulunabilir. Bu şikâyetleri engellemek adına kişisel veri sahiplerine zamanında ve tatmin edici cevaplar verilmesi önem arz etmektedir.
5.3 Kişisel Verilerin Gizliliğini Güvenliğini Sağlama Yükümlülüğü
Kişisel veriler gizlidir ve MTSO’ da bu gizliliğe riayet etmelidir. Kişisel verilere kurum içinde ancak yetki verilmiş kişiler ulaşabilecektir. MTSO tarafından toplanan kişisel verilerin korunması, yetkisiz kişilerin eline geçmemesi, çalışanlarımızın, tedarikçilerimizin müşterilerimizin ve müşteri adaylarımızın mağdur olmaması için gerekli teknik ve idari bütün tedbirler alınmalı ve gizlilik kurallarına uygun olarak kullanılmalıdır. Bu çerçevede kurum içinde veri koruma politikasına riayet edilmesi sağlanmalıdır.
MTSO işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve hukuka aykırı olarak erişilmesini engellemek ve muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri alacaktır.
Kurul uygun gördüğü zamanlarda veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler hakkında detaylı düzenlemeler getirebilir. Dolayısıyla bu kapsamdaki yükümlülüklere de uyum sağlamak amacıyla makul derecede çaba sarf ederek maksimum derecede güvenlik sağlanmalıdır.
MTSO, alınacak teknik ve idari tedbirlerin işleyişi ile ilgili olarak gerekli denetimleri yapmaya/yaptırmaya yönelik sistemleri kurgulayarak, bu denetim sonuçlarının görevli birimlerce incelenmesi ve gerekli aksiyonların alınmasını sağlamalıdır.
MTSO işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve mevzuatın gerektirmesi halinde Kurul’a bildirmekle yükümlü olup, bu kapsamda gerekli organizasyonel yapıyı kurmalıdır.
Güvenlik riski teşkil eden durumlar tespit edilirse vakit kaybetmeksizin söz konusu riski ortadan kaldıracak önlemler alınmalıdır.
5.3.1 Hukuka Uygun Veri İşlenmesinin Temini İçin Teknik ve İdari Tedbirlerin Alınması
Kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi için aşağıdaki tedbirler MTSO tarafından alınmalıdır:
MTSO bünyesindeki veri işleme faaliyetlerine ilişkin tüm süreçler birimler bazında analiz edilmeli, bu kapsamda bir “kişisel veri işleme haritası” çıkartılmalıdır.
Kişisel veri işleme haritası uyarınca, hukuka uygunluğun sağlanması için sorumluluklar birim bazında belirlenmelidir.
Gerçekleştirilen kişisel veri işleme süreçleri geliştirilecek teknik sistemlerle denetlenmeli ve ilgilisine raporlanmalıdır.
MTSO çalışanları, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve hukuka aykırı veri işlemenin yaptırımları konusunda bilgilendirilmeli ve eğitilmelidir.
Çalışanlarda farkındalığın sağlanması için düzenli denetimler yapılmalı ve gerekli idari tedbirler MTSO iç politikası ve eğitimleri yoluyla hayata geçirilmelidir.
MTSO ile çalışanları, tedarikçileri ve müşterileri arasındaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşme ve belgelere, paylaşılan kişisel verilerin gizliliğine, ne şekilde işlenmesi ve saklanması gerektiğine ilişkin kayıtlar konulmalıdır.
Kişisel verilere erişim, işleme amacı doğrultusunda görevli çalışanlarla sınırlandırılmalıdır. Çalışanların, görevleri gereği kullanmadıkları kişisel verilere erişimleri sınırlandırılmalıdır.
5.3.2 Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek için Teknik ve İdari Tedbirlerin Alınması
Kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için aşağıdaki tedbirler MTSO tarafından alınmalıdır:
Kişisel verilerin saklandığı sistem ve konumlara erişimin engellenmesi için teknolojiye uygun teknik önlemler alınmalı, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmelidir.
MTSO tarafından, birim bazlı hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak erişim ve yetkilendirme teknik süreçleri tasarlanmalı devreye alınmalıdır.
Alınan teknik önlemler periyodik olarak ilgilisine raporlanmalı, güvenlik riski olan hususlara teknolojik çözüm üretilmelidir.
Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar da dâhil ilgili yazılım ve sistemler kurulmalıdır.
MTSO çalışanları, bu kapsamda alınan teknik tedbirler konusunda eğitilmeli ve teknik konularda bilgili personel istihdam edilmelidir.
MTSO çalışanlarından, öğrendikleri kişisel verileri KVKK hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklamayacakları ve işleme amacı dışında kullanamayacakları konusunda taahhüt alınmalıdır. Bu taahhüt işten ayrılmalarından sonra da devam edecektir.
MTSO tarafından kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasına ilişkin hükümler eklenmelidir.
5.4 Veri Sorumluları Siciline Kaydolma Yükümlülüğü
MTSO veri işlemeye başlamadan önce Kurul tarafından belirlenerek ilan edilecek süre içinde, KVKK’ da sayılan başvuru bilgi ve belgelerini sunarak Veri Sorumluları Sicili ’ne kayıt olmalıdır. Sunulacak bilgiler aşağıdaki gibidir. (Kurul tarafından çıkarılacak ikincil düzenlemeler ile ek bilgi ve belgelerin talep edilmesi mümkündür):
Veri sorumlusu olarak MTSO ve varsa temsilcisinin kimlik ve adres bilgileri,
Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar,
Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları,
Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler,
Kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler,
Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre.
6. MERSİN TİCARET VE SANAYİ ODASI BÜNYESİNDE ORGANİZASYONEL YAPILANMA
MTSO bünyesinde işbu politika ve bu politikaya bağlı ve ilişkili diğer politikaları yönetmek üzere, üst yönetim tarafından uyum için belirlenen aksiyonların yerine getirilmesinden sorumlu “Kişisel Verilerin Korunması Komitesi” atanmalıdır. Bu kapsamda Komite tarafından aşağıda sıralanan asgari aksiyonlar alınmalıdır:
Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması ile ilgili temel politikalara ve mevzuatlara uyum sağlanması için yapılması gerekenleri belirlemek,
Belirlenen temel politika ve aksiyon adımlarını üst yönetimin onayına sunmak; uygulanmasını gözetmek ve koordinasyonunu sağlamak,
Kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına ilişkin politikaların ne şekilde uygulanacağına ve denetimin ne şekilde yapılacağına karar vermek, üst yönetimin onayını aldıktan sonra gerekli görevlendirmelerde bulunmak,
Kurumun kişisel veri işleme faaliyetlerinde oluşabilecek riskleri tespit ederek gerekli önlemlerin alınmasını temin etmek; iyileştirme önerilerini üst yönetimin onayını sunmak,
Çalışanların kişisel verilerin korunması ve Kurum politikaları konusunda eğitilmelerini sağlamak, Kişisel veri sahiplerinin başvurularını en üst düzeyde karara bağlamak,
KVKK kapsamındaki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi için kurum içinde gerekli düzenlemelerde bulunmak,
Kişisel verilerin korunması konusundaki gelişmeleri takip etmek; bu gelişmeler kapsamında yapılması gerekenler konusunda üst yönetime tavsiyelerde bulunmak, Kurum ve Kurul ile olan ilişkileri yönetmek.
KİŞİSEL VERİ SAHİBİ BAŞVURU YÖNETİMİ
İşbu kişisel veri sahibi başvuru yönetimi, Mersin Ticaret ve Sanayi Odası (MTSO) tarafından 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca veri sorumlusu sıfatı ile kişisel veri sahiplerinin başvurularının yönetimi ve bildirimi süreçlerinin belirlenmesine yönelik olarak hazırlanmıştır.
1. Başvurunun Alınması, İçeriği ve Ücret
MTSO, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVKK’ nın 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.
MTSO internet sitesinde bulunan başvuru formu doldurmak sureti ile yazılı şekle yapılacak başvuruların aşağıdaki şekilde yapılması gerekmektedir:
Fiziksel başvuru: MTSO’ nun adresinde Evrak Kayıt Birimine elden teslim suretiyle başvuru alınacaktır.
Noter kanalıyla başvuru: Noter kanalıyla MTSO’ nun adresine gönderilen kişisel veri sahibi başvurularının, Evrak Kayıt Birimi tarafından aynı gün içerisinde kişisel veri sorumlusu irtibat kişisine teslim edilmesi gerekmektedir.
Elektronik ortamda “güvenli elektronik imzalı” başvuru: Başvuru sahibince 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda tanımlı olan “güvenli elektronik imza” ile imzalanarak MTSO’ nun kayıtlı elektronik posta adresine ([email protected]) gönderilmek suretiyle alınacaktır.
Başvuranın Kimliğinin Tespiti: Kişisel veri sahibi taleplerinin değerlendirilebilmesi için öncelikle başvuruyu yapan kişinin, MTSO nezdinde işlenen kişisel verilerin sahibi olup olmadığının tespit edilmesi gerekmektedir.
Başvuruyu işleme alabilmek ve doğru kişiye sonucu iletebilmek adına başvuranın kimlik bilgileri (Veri sahibinin adı, soyadı, T.C. kimlik numarası, iş veya ikametgâh adresi, telefon, eposta) veri sorumlusu irtibat kişisi tarafından tespit edilir.
Elektronik ortamdan yapılan başvurularda yazılılık şartını sağlamak üzere, kişisel veri sahibinin başvurularında 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında düzenlenen güvenli elektronik imza kullanılmalıdır. Güvenli elektronik imzaya dayalı nitelikli elektronik sertifika ile de başvuru sahibinin kimliği hukuken tespit edilebilecektir.
Kişisel veri sahipleri aşağıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini yazılı olarak MTSO iletmeleri durumunda MTSO talebin niteliğine göre cevaplanması gereken yasal süreler içerisinde sonuçlandırmaktadır. Kişisel veri sahibinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse, MTSO tarafından KVK Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.
Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde veri sorumlusu irtibat kişisi tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemez. Kişisel veri sahipleri;
Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.
2. Başvuru Değerlendirme Süreci
Kişisel veri sahibi taleplerinin en kısa sürede ve en geç başvuru tarihinden itibaren 30 gün içerisinde değerlendirilerek sonuçlandırılması gerekmektedir.
A. Başvuruların zamanında cevaplandırılabilmesi için MTSO içerisinde taleplerin işlenmesine ilişkin aşağıdaki süreçler işletilecektir:
Kişisel veri sahiplerinin başvurularını MTSO’ nun Evrak Kayıt Birimine iletilmesi. Karşılığında kişisel veri sahibine MTSO’nun evrak kayıt takip numarasının verilmesi.
Evrak Kayıt Biriminin başvuruyu aynı gün içerisinde veri sorumlusu irtibat kişisine zimmet defterine imza karşılığı teslim etmesi.
B. Değerlendirme Süreçleri
Gelen başvuru veri sorumlusu irtibat kişisi tarafından incelemeye alınır.
Kişinin kimlik bilgileri kontrol edilerek MTSO nezdinde işlenen kişisel verilerin sahibi olup olmadığı tespit edilir.
Başvuruda yer alan talepler hakkında ilgili Müdürlüklerden bilgi/belgeler toplanır.
Yukarıda anılan aşamalarda, yapılan işlemler, işlem ve zaman olguları, oluşan olay kayıtları, evraklar ve sorgu sonuçları veri sorumlusu irtibat kişisi tarafından kayıt altına alınır.
Veri sorumlusu irtibat kişisi tarafından MTSO’ nun yanıtı oluşturulur ve yetkili makama imzaya sunulur.
3. Başvuruların Yanıtlanması
A. Başvuru Cevaplama Süreleri
Tüm başvurular, veri sorumlusu irtibat kişisi tarafından Hukuk Müşavirliği yazılı onay alınması akabinde yanıtlanır.
30 gün içinde cevap verilmesi: MTSO, yapılan başvuruda yer alan talepleri inceler. Talebin niteliğine göre MTSO en kısa sürede veya her halde en geç otuz (30) gün içinde talebi yerine getirmekle yükümlüdür. Bu süre içerisinde herhangi bir cevabın verilmemesi halinde başvuru sahibi Kurul’a şikayette bulunabilecektir.
B. MTSO’nun Cevabında Bulunması Gereken Asgari Bilgiler:
Talebi yapan kişisel veri sahibi
Talepler
Talepler neticesinde sağlanan bilgi ve belgeler
Talebin alınma tarihi
Taleple ilgili ekstra bilgi ve belge talep edilmiş ise; bu taleplerin tarihi ve ilgili cevapların alınması tarihi
Taleple ilgili yapılan işlemler
Taleplere karşı MTSO’nun cevapları
Taleplere karşı MTSO tarafından temin edilen belgelerin bir listesi
Talep yanıtlama tarihi
Varsa talep yanıtlama için gönderilmesi gereken ücret
Yetkili makamın imzası
C. Cevabın Gönderim Şekli
Fiziksel başvuru veya noter kanalıyla yapılan başvurulara verilen yanıtlar: Cevap, MTSO’nun antetli kâğıdına basılarak güvenli elektronik imzalı veya ıslak imzalı olarak imzalanır. Cevap, başvuru sahibinin bizzat kendisine veya iadeli taahhütlü mektup, kurye, personel veya noter aracılığıyla bildirdiği adresine gönderilir.
Elektronik imza ile verilen yanıtlar: Cevap MTSO’nun antetli kağıdına basılarak güvenli elektronik imza kullanılarak imzalanır. Cevap başvuru sahibinin kayıtlı elektronik posta hesabına gönderilir.
İlgili başvuruya ilişkin oluşan olay kayıtları, evraklar ve sonuçları bu konuda oluşturulan elektronik dizinde saklanır. Yazılı gönderi kaydının bir kopyası veri sorumlusu irtibat kişinin arşivinde saklanır.
VERİ SAHİBİ BAŞVURU FORMU
Başvuru Yöntemi
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) 11. maddesinde sayılan haklarınız kapsamındaki taleplerinizi, Kanun’un 13. maddesi ile Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 5. maddesi gereğince, işbu form ile aşağıda açıklanan yöntemlerden biriyle başvurunuzu Odamıza iletebilirsiniz.
|
|
BAŞVURU YÖNTEMİ |
BAŞVURU YAPILACAK ADRES |
BAŞVURUDA GÖSTERİLECEK BİLGİ |
|
1. Yazılı Olarak Başvuru |
Islak imzalı şahsen başvuru veya Noter vasıtasıyla |
Çankaya Mahallesi Atatürk Caddesi 4718 Sokak No:2 Akdeniz/Mersin |
Zarfın/tebligatın üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır. |
|
2. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Yoluyla |
Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi ile |
E-posta’nın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılacaktır. |
|
|
3. Sistemimizde Bulunan Elektronik Posta Adresi ile Başvuru |
Odamızın sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresiniz kullanılmak suretiyle |
E-posta’nın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılacaktır. |
|
|
4. Sistemimizde Bulunmayan Elektronik Posta Adresi ile Başvuru |
Mobil imza/eimza içerecek biçimde Şirketimizin sisteminde bulunmayan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle |
E-posta’nın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılacaktır. |
Tarafımıza iletilmiş olan başvurularınız Kanun’un 13’üncü maddesinin 2’nci fıkrası gereğince, talebin niteliğine göre talebinizin bizlere ulaştığı tarihten itibaren otuz gün içinde yanıtlandırılacaktır. Yanıtlarımız ilgili Kanun’un 13’üncü maddesi hükmü gereğince yazılı veya elektronik ortamdan tarafınıza ulaştırılacaktır.
Kimlik ve İletişim Bilgileriniz
Lütfen sizinle iletişime geçebilmemiz ve kimliğinizi doğrulayabilmemiz adına aşağıdaki alanları doldurunuz.
|
Ad-Soyadı:
|
|
|
T.C. Kimlik Numarası / Diğer Ülke Vatandaşları için Pasaport Numarası veya Kimlik Numarası:
|
|
|
Tebligata Esas Yerleşim Yeri Adresi / İş Yeri Adresi:
|
|
|
Cep Telefonu:
|
|
|
Telefon Numarası:
|
|
|
Faks Numarası:
|
|
|
E-posta Adresi:
|
|
Lütfen Odamız ile olan ilişkinizi belirtiniz. (Üye, iş ortağı, çalışan adayı, eski çalışan, üçüncü taraf firma çalışanı gibi)
|
☐ Üye
|
☐ Ziyaretçi
|
|
☐ İş ortağı
|
☐Diğer: …………………………………………………………
|
|
Odamız içerisinde iletişimde olduğunuz Müdürlük: ………………….……………………………
|
Konu: …………………………………… ………………………………………………. ..………………………………………. |
|
☐Eski Çalışanım Çalıştığım Yıllar: ………………………………………
|
☐ İş Başvurusu / Özgeçmiş Paylaşımı Yaptım Tarih: ……………………………………………………………
|
|
☐ Üçüncü Kişi Firma Çalışanıyım Lütfen çalıştığınız firma ve pozisyon bilgisini belirtiniz: ………………………………………………..
|
☐ Diğer: …………………………………………………….
|
KİŞİSEL VERİ AYDINLATMA METNİ
Mersin Ticaret ve Sanayi Odası (MTSO) olarak kişisel verilerinizin işlenmesinde ve muhafaza edilmesinde Anayasa’ya ve 6698 sayılı “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ( KVKK )” na uygun davranmaya ve kişisel verilerinizin güvenliğini sağlamaya azami hassasiyet göstermekle beraber üst seviyede güvenlik tedbirlerini almaktayız. Bu metinle sizleri 6698 sayılı “ Kişisel Verilerin Korunması Kanunu” m.10’dan doğan kişisel verilerinizin işlenme amaçları, hukuki dayanakları ve haklarınız konusunda aydınlatma yükümlülüğümüzü yerine getirmeyi amaçlamaktayız.
Veri Sorumlusu ve Temsilcisi
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“6698 sayılı KVKK.”) uyarınca, kişisel verileriniz veri sorumlusu sıfatıyla MTSO tarafından aşağıda açıklandığı şekliyle ve mevzuatın çizdiği sınırlar içerisinde işlenecektir.
Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği
MTSO web sitesi’ne ( mtso.org.tr ) sağlamış olduğunuz bilgiler ( adınız, soyadınız, adres, iletişim bilgileri, firma ünvanı, kimlik/pasaport numarası vb. ) KVKK’ya uygun olarak, MTSO tarafından sunulan hizmet ve içeriklerden faydalanan kişiler için gerekli çalışmaların iş birimlerince yapılması ve iş süreçlerinin yürütülmesi, MTSO tarafından yürütülen faaliyetlerin yerine getirilmesi, MTSO’nun ticari ve/veya iş süreçlerinin planlanması ve yürütülmesi, MTSO’nun ve MTSO ile işbirliği içerisinde bulunan kişilerin hukuki, teknik ve ticari güvenliğinin sağlanması dahil olmak üzere ilgili kanun’un 5. ve 6. maddelerinde listelenen kişisel verilerin işlenmesine ilişkin şartlara uygun olarak işlenmekte ve saklanmaktadır.
İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği.
Kişisel verileriniz, kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kanunun 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlara uygun olarak paylaşılabilecektir. Kişisel verilerinizin paylaşım amaçları: Hukuki ve ticari güvenliğinin sağlanması, mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, ticari faaliyetlerin sürdürülmesi, insan kaynakları ve istihdam politikalarının yönetilmesi, fiziki güvenliğinin tesisi ve erişim kayıtlarının yönetilmesidir. Kişisel verilerinizin paylaşılması halinde gerekli güvenlik önemleri alınmaktadır.
Kişisel Veri Toplamanın Yönetimi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz kurumumuz tarafından web sitesi üzerinden yukarıda belirtilen amaçlar doğrultusunda toplanmaktadır. Bu süreçte toplanan kişisel verileriniz; 6698 KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve madde 4(2)de belirtilen ilkeler kapsamında bu metnin 2. ve 3. maddelerinde belirtilen amaçlarla da işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.
Kişisel Veri Sahibinin 6698 Sayılı kanun’un 11. Maddesinde Sayılan Hakları
Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda düzenlenen yöntemlerle kurumumuza iletmeniz durumunda, kurumumuz talebin niteliğine göre talebinizi 6698 sayılı KVKK’nın 13.maddesinin 2. fıkrası uyarınca en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, kurumumuz tarafından kişisel verileri koruma kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınabilecektir.
Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;
Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
5. ve 6. maddeler uyarınca yapılan işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın haklarına sahiptir.
6698 sayılı KVKK’nın 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince, yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, yazılı olarak kurumumuza iletebilirsiniz. Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirleyeceği diğer yöntemler duyurulduktan sonra bu yöntemler üzerinden de başvuruların ne şekilde kabul edileceği Firmamız tarafından duyurulacaktır. Bu çevrede kurumumuza 6698 sayılı KVKK’nın 11. maddesi kapsamında yapacağınız yazılı başvurularda, başvurunuzu ileteceğiniz kanallar ve usuller aşağıda açıklanmaktadır.
Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile 6698 sayılı KVKK’nın 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınızda yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi [email protected] adresindeki formu doldurarak ve formun imzalı bir nüshasını Çankaya Mahallesi Atatürk Caddesi 4718 Sokak No:2 Akdeniz/Mersin adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla veya 6698 sayılı kanunda belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilirsiniz.
MTSO WEB SİTESİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN VERİ
SAHİBİNİN AÇIK RIZA METNİ
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında, MersinTicaret ve Sanayi ve Sanayi Odası tarafından (MTSO), MTSO’nun web sitesi ’ne (mtso.org.tr) sağlamış olduğunuz adınız, soyadınız,adresiniz, telefon numaranız, faks numaranız, TC kimlik numaranız, pasaport numaranız,firma unvanınız ve e-posta adresiniz, KVKK’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak, MTSO tarafından sunulan hizmet ve içeriklerden ilgili kişileri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimleri tarafından yapılması ve ilgili iş süreçlerinin yürütülmesi, MTSO tarafından yürütülen faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimleri tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi, MTSO’nun üye ve/veya iş stratejilerinin planlanması ve icrası, MTSO’nun ve MTSO ile iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari iş güvenliğinin temini de dahil olmak üzere Kanun’un 5. ve 6.maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde işlenmekte veamaçlarıyla uygun süre zarfında fiziksel veya elektronik ortamda güvenli bir şekildesaklanmaktadır.
Kişisel verilerinizin kurumumuz tarafından işlenme amaçları konusunda detaylı bilgi için MTSO Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasına web sayfamızdan ulaşabilirsiniz.
Kanun’un 5/2 ile 6/3 maddesinde yer alan kişisel veri işleme şartlarının karşılanamadığıaşağıdaki durumlar için Oda tarafından kişisel verilerin işlenebilmesi için müşterilerin açıkrızasının alınması gerekmektedir. Açık rıza gerektirmeyen süreçlere ilişkin olarak AydınlatmaMetni kapsamında veri işleme faaliyetleri sürdürülmekte olup açık rıza gerektiren süreçlerdede Aydınlatma Metninde belirtilen temel prensiplere uygun veri işlenmektedir.
Adım, soyadım, adresim, telefon numaram, faks numaram, T.C. kimlik numaram, pasaportnumaram, firma unvanım ve e-posta adresimin
(i) Verilerime MTSO Web Sitesi vasıtasıyla erişilebilmesine, işlenebilmesine, elde edilebilmesine, kayıt altına alınabilmesine, saklanabilmesine, depolanabilmesine, kullanılabilmesine, muhafaza edilebilmesine, değiştirilebilmesine, yeniden düzenlenebilmesine, açıklanabilmesine, elde edilebilirhale getirilebilmesine ve sınıflandırılabilmesine ve diğer kişiler ile paylaşılabilmesine,
(ii) MTSO’ nun yasal bir sorumluluğu yerine getirmek, koşul ve şartlarını ya da diğer sözleşmelerini yürürlüğe sokmak ya da uygulamak için; üyelerin ya da başkalarının haklarını, mülkiyetini ya da güvenliğini güvence altına almak için; kişisel verilerimi paylaşma yükümlülüğü altına girmesi gerekiyorsa, bu bağlamda kişisel verilerimin kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları ve yetkili özel hukuk kişileri de dâhil olmak üzere gizlilik sorumluluğu kapsamında olan MTSO’nun profesyonel danışmanlarıyla paylaşılmasına, izin verdiğimi ve MTSO Web sitesine gönderdiğim ad soyadı ve diğer kişisel verilerim için yukarıda açıklandığı üzere kişisel verilerimin işlenmesine açık rızamı vermemem halinde, ad soyadı ve diğer kişisel verilerimin silineceğini anladığımı ve işbu Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Veri Sahibinin Açık Rıza Metnini (“Açık Rıza Metni”) okuduğumu anladığımı ve kabul ettiğimi kabul, beyan ve taahhüt ederim.
KİŞİSEL VERİ İHLALİ BİLDİRİM FORMU
A) HAKKINIZDA
|
Veri sorumlusunun unvanı/ ismi : |
: |
|
Veri sorumlusunun adresi |
: |
|
Bu bildirimi hazırlayan kişinin |
: |
|
Adı ve Soyadı : |
|
|
İletişim Bilgileri ( Telefon/E-Posta ) : |
|
B) İHLAL HAKKINDA
|
Bildirim türü |
|
|
Takip bildirimi ( Takip bildiriminde varsa takip numarasını ekleyiniz) |
|
|
İhlalin gerçekleşme tarihi ve saati : |
|
|
İhlalin tespit tarihi ve saati : |
|
|
İhlal hakkında bilgi veriniz . |
|
|
ihlalin kaynağı ( birden çok uyan seçenek bulunması halinde hepsini işaretleyiniz) |
|
|
Kişisel verilerin yanlış alıcılara gönderilmesi |
|
|
Belge/Cihaz hırsızlığı veya kaybolması |
|
|
Verilerin güvensiz ortamlarda depolanması |
|
|
Zararlı yazımlar |
|
|
Sosyal mühendislik |
|
|
Sabotaj |
|
|
Kaza/ ihmal |
|
|
Diğer ( Cevabınızı detaylandırınız ) : |
|
|
İhlalden etkilenen kişisel veri kategorileri ( Birden çok uyan seçenek bulunması halinde işaretleyiniz) |
|
|
Kişisel Veri |
Özel Nitelikli Kişisel Veri |
|
Kimlik |
Irk ve Etnik köken |
|
İletişim |
Siyasi Düşünce |
|
Lokasyon |
Felsefi inanç, Din, Mezhep, ve Diğer inançlar |
|
Özlük |
Kılık ve kıyafet |
|
Hukuki işlem |
Dernek üyeliği |
|
Müşteri işlem |
Vakıf üyeliği |
|
Fiziksel mekan güvenliği |
Sendika üyeliği |
|
İşlem güvenliği |
Sağlık bilgileri |
|
Risk yönetimi |
Cinsel hayat |
|
Finans |
Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri |
|
Mesleki deneyim |
Biyometrik Veri |
|
Pazarlama |
Genetik Veri |
|
Görsel ve işitsel kayıtlar |
|
|
Diğer ( Detayları belirtiniz ) :
|
|
7.ihlalden etkilenen tahmini kişi ve kayıt sayısı
Tahmini kişi sayısı :................................................
Tahmini kayıt sayısı :...................................................